Control de gastos

Índice

• Qué es esta app y de dónde salen los datos
• Las vistas de la app, una por una
• Buenas prácticas al capturar
• Operaciones y cálculos del Dashboard
  • Gasto total
  • Este mes
  • Gasolina
  • Proyección: qué tan cerca estás del costo total
  • Ritmo de gasto
  • Inversión vs Operación
  • Flujo neto del mes
  • Mano de obra: gasto vs. proyectado
  • Venta objetivo vs. costo proyectado
  • Operación (por rubro)
  • Inversión (por rubro)
  • Flujo de caja mensual
  • Resumen por obra
  • Top proveedores
• Análisis — estado financiero actual
  • Qué es Análisis y en qué se diferencia del Simulador
  • Margen proyectado y punto de equilibrio
  • Avance físico vs. financiero
  • Ritmo y cierre estimado
  • Flujo acumulado del proyecto
  • Salud de seguimiento (Bitácora)
• Análisis — Simulador (VPN, TIR, Montecarlo, sensibilidad)
  • VPN y TIR del ciclo, ajustados a un proyecto de meses
  • Análisis probabilístico (Montecarlo)
  • Análisis de sensibilidad (tornado)
  • Casos de uso con un click

Qué es esta app y de dónde salen los datos

Esta app no guarda información propia: es una capa visual sobre tu Google Sheet. Cada vista lee (y algunas escriben) hojas específicas de ese Sheet:

• REGISTRO — cada renglón es un gasto o un ingreso. De aquí sale casi todo el Dashboard, Registros y Análisis.
• PROGRAMA_ESTRUCTURADO — el presupuesto de obra civil por actividad (PRECIO, PAGOS, fechas). Alimenta Presupuesto, Proyección, Mano de obra y Actividades.
• CONSUMOS POR ETAPAS — entradas/salidas de material. Alimenta Materiales.
• BITACORA 2.0 — el diario de obra (avances, pendientes, alertas, fotos). Alimenta Bitácora y la parte narrativa de Actividades.

Regla general: si un dato no está bien capturado en el Sheet (columna vacía, texto inconsistente, actividad sin vincular), la tarjeta que depende de ese dato se ve incompleta o rara — no es un bug de la app, es reflejo directo de la fuente.

Las vistas de la app, una por una

• Dashboard — KPIs, proyecciones y gráficas resumen. Todo calculado en vivo a partir de REGISTRO y PROGRAMA_ESTRUCTURADO. El selector "Obra" arriba filtra todo lo demás (por ahora casi todo tu gasto está bajo una sola obra, "Honorio-3").
• Registros — la tabla completa de REGISTRO, filtrable por obra, rubro y mes. Es la fuente de verdad si necesitas verificar un número del Dashboard renglón por renglón.
• Análisis — el estado financiero real del proyecto (margen, avance, ritmo, flujo, salud de seguimiento), y debajo un Simulador de escenarios hipotéticos (ritmo, mezcla, venta, tasa, duración) que no lee ni escribe nada nuevo del Sheet; parte de tus promedios reales pero solo vive en tu pantalla.
• Presupuesto — PROGRAMA_ESTRUCTURADO tal cual: planeado (PRECIO) vs. pagado (PAGOS) por partida, alcance obra civil solamente.
• Materiales — CONSUMOS POR ETAPAS: recibido, consumido y existencia por tipo de material.
• Bitácora — el diario de obra día a día. Se llena desde "+ Nuevo → Bitácora" y aquí se consulta con fotos.
• Actividades — cruza presupuesto (PROGRAMA_ESTRUCTURADO), gasto real (REGISTRO) y evidencia narrada (BITACORA 2.0) por actividad. Solo funciona para lo que ya vinculaste al capturar — ver buenas prácticas.
• + Nuevo — el único lugar donde la app escribe en tu Sheet: gasto, ingreso o bitácora. El modo "Múltiple" en Gasto te deja armar un lote y guardarlo de un jalón.

Buenas prácticas para que los cálculos sean precisos

Los números del Dashboard son tan buenos como lo que captures. Estas prácticas evitan la mayoría de los números raros:

• Vincula la actividad al capturar un gasto de obra civil (campo "Actividad(es) vinculada(s)" en el formulario de Gasto). Sin esto, ese gasto no cuenta para Proyección, Mano de obra ni para la vista Actividades — aunque sí sume en el Gasto total. Gasto administrativo (gasolina, salarios, comisiones) normalmente se deja sin vincular a propósito.
• Escribe el proveedor siempre igual. "Cemex" y "CEMEX SA" cuentan como proveedores distintos en Top proveedores — usa el selector "Sugerido" del formulario en vez de escribir libre cuando puedas.
• Marca bien el Tipo (Inversión/Operación) de cada sub rubro en tu catálogo. Esto define Inversión vs Operación y las tarjetas de desglose por rubro.
• Captura los ingresos (venta, anticipos, reembolsos) tan pronto los tengas — si no, Flujo neto y Flujo de caja mensual se ven más rojos de lo real, no porque falte dinero sino porque falta capturarlo.
• Mantén PROGRAMA_ESTRUCTURADO al día — PRECIO por partida es el costo proyectado que usan Proyección y Venta objetivo. Si una partida es mano de obra, que su RUBRO o CONCEPTO lo diga explícitamente ("MANO DE OBRA…"); si ninguna partida lo distingue, la app cae a una estimación proporcional (ver Mano de obra).
• Usa el modo Múltiple quien vaya a capturar varios gastos del mismo viaje/factura — agrupa el lote y anota el total facturado solo en el último renglón, evitando renglones sueltos sin control.

Gasto total

Suma la columna GASTO de todos los renglones de REGISTRO, sin filtrar por fecha, obra ni tipo (Inversión/Operación). Es el número más "bruto" del Dashboard — todo lo demás es un recorte o una comparación sobre este total.

Este mes

Suma GASTO de los renglones cuya fecha cae dentro del mes calendario actual (1 al último día del mes en curso). El indicador de abajo (▲/▼ %) compara ese total contra el mes calendario anterior completo — si el mes anterior no tuvo gasto registrado, no se muestra el %, porque comparar contra cero da una variación sin sentido.

Gasolina

Suma GASTO de los renglones cuyo SUB RUBRO es exactamente "COMBUSTIBLES", sin límite de fecha (es acumulado histórico, no del mes). Si un gasto de combustible se capturó con otro sub rubro, no aparece aquí.

Proyección: qué tan cerca estás del costo total

Costo proyectado = suma de PRECIO de cada actividad en PROGRAMA_ESTRUCTURADO.

Gastado (vinculado) = suma de GASTO de REGISTRO, pero solo de los renglones que fueron vinculados a alguna de esas actividades al capturarse. No incluye gasto administrativo ni gasto sin vincular todavía — es una comparación de mismo alcance contra mismo alcance.

El % del donut es Gastado / Proyectado. Color: verde hasta 85%, naranja de 85% a 100%, rojo si se pasa de 100% (y ahí aparece la alerta de texto con el monto excedido).

Ritmo de gasto

Promedio de GASTO por semana en las últimas 4 semanas (28 días hacia atrás desde hoy) contra el promedio semanal de las 4 semanas anteriores a esas (días 29 a 56). El % de la flecha es la variación entre ambos promedios.

Cuidado: un solo pago grande y aislado (una factura fuerte, un anticipo a un proveedor) puede disparar el promedio de esa semana sin que sea una tendencia real de ritmo de obra.

Inversión vs Operación

Se toma la columna GASTO de REGISTRO y se separa según el campo Tipo (Inversión u Operación) de cada renglón, sin límite de fecha.

• Inversión = gasto que queda como activo físico en la obra (materiales, mano de obra de construcción).
• Operación = consumo que no deja nada físico (gasolina, salarios administrativos, trámites).

El % de cada barra es su parte del total Inversión + Operación. Este Tipo se define al capturar el gasto (o lo hereda del sub rubro elegido) — si un renglón se capturó con el Tipo equivocado, se cuenta del lado equivocado aquí.

Flujo neto del mes

Ingresos capturados en el mes calendario actual (hoja de Ingresos, monto neto = bruto − deducciones) menos gastos del mismo mes (columna GASTO de REGISTRO).

En una obra en construcción es normal que este número esté en rojo seguido — no es una alarma en sí misma, solo significa que todavía no vendes ni cobras anticipos en ese mes. Si sí vendiste pero el número sigue rojo, probablemente falta capturar el ingreso en "+ Nuevo → Ingreso".

Mano de obra: gasto vs. proyectado

Gastado = suma de GASTO de REGISTRO cuyo SUB RUBRO empieza con "MANO DE OBRA", sin límite de fecha.

Proyectado se calcula en dos pasos, en este orden:

1. Primero intenta sumar el PRECIO de las actividades de PROGRAMA_ESTRUCTURADO cuyo RUBRO o CONCEPTO contiene "MANO DE OBRA" explícitamente.
2. Si el catálogo no distingue mano de obra de materiales por partida (ninguna suma directa), la app estima proporcionalmente: toma el % que mano de obra representa hoy de tu gasto total, y aplica ese mismo % al costo proyectado total. Cuando pasa esto, el texto bajo la barra lo indica explícitamente ("estimado proporcional").

La estimación proporcional es un supuesto razonable, no un dato real — mejora en precisión conforme etiquetes más partidas de PROGRAMA_ESTRUCTURADO como mano de obra explícitamente.

Venta objetivo vs. costo proyectado

Costo estimado a la entrega = Gasto total actual (de todo REGISTRO) + lo que falta por gastar según PROGRAMA_ESTRUCTURADO (Costo proyectado − Gastado vinculado, sin bajar de cero).

Se compara contra tu venta esperada, que es un valor fijo configurado en la app (actualmente $1,200,000), no algo que ajustes tú desde aquí. El margen mostrado es el resultado de esa comparación: (venta esperada / costo estimado − 1) × 100.

La barra de abajo muestra qué % de tu venta esperada representa ya el costo estimado a la entrega: verde hasta 85%, naranja de 85% a 100%, rojo si el costo ya rebasa la venta esperada.

Operación (por rubro)

Filtra REGISTRO por Tipo = Operación y agrupa el GASTO por RUBRO, ordenado de mayor a menor. Haz click en un rubro para desplegar el detalle por SUB RUBRO debajo. Sin límite de fecha ni obra específica más allá del filtro superior del Dashboard.

Inversión (por rubro)

Igual que Operación pero filtrando Tipo = Inversión.

Flujo de caja mensual

Para cada uno de los últimos 6 meses con datos, muestra Ingresos (verde, monto neto de la hoja de Ingresos) contra Gastos (naranja, GASTO de REGISTRO), y el neto (ingresos − gastos) a la derecha.

Como en Flujo neto del mes: los ingresos dependen 100% de que los captures manualmente. Un mes sin ingresos capturados se ve completamente rojo aunque sí haya habido ventas, si no se registraron.

Resumen por obra

Desglosa GASTO de REGISTRO por obra y por Tipo (Inversión/Operación), con el total de cada una. Por ahora todos tus registros se etiquetan bajo una sola obra ("Honorio-3") — el soporte para varias obras reales en paralelo es un pendiente de la app, no algo que falte capturar tú.

Top proveedores

Suma GASTO de REGISTRO agrupado por el campo PROVEEDOR tal cual está escrito, y muestra los 5 con mayor total. No hay normalización de texto: si el mismo proveedor se capturó alguna vez como "Cemex" y otra como "CEMEX S.A. DE C.V.", la app los trata como dos proveedores distintos y el ranking sale repartido — por eso conviene usar el proveedor "Sugerido" del formulario en vez de escribir libre.

Qué es Análisis y en qué se diferencia del Simulador

La vista Análisis tiene dos partes con un objetivo distinto cada una:

• Estado financiero actual (la parte de arriba) — describe lo que ya pasó y hacia dónde vas si nada cambia. No tiene sliders: los números salen directo de REGISTRO, Ingresos, PROGRAMA_ESTRUCTURADO y BITACORA 2.0. Es tu "chequeo médico" del proyecto.
• Simulador (la parte de abajo) — te deja mover sliders (ritmo, mezcla, venta, tasa, duración) para explorar "¿qué pasaría si…?" antes de que pase de verdad. No lee ni escribe nada nuevo del Sheet; solo vive en tu pantalla.

Todos los modelos financieros de esta vista están pensados para un negocio de flips de casa de 3-6 meses, no para un proyecto de varios años: donde un modelo clásico de finanzas asumiría reinversión anual o descuentos a largo plazo, aquí todo se calcula mes a mes y sobre la duración real de tu proyecto — se explica el porqué en cada tarjeta.

Margen proyectado y punto de equilibrio

Margen proyectado a la entrega = (Venta esperada ÷ Costo final estimado) − 1. El costo final estimado es lo que ya gastaste más lo que falta según PROGRAMA_ESTRUCTURADO (mismo cálculo que usa el Dashboard en "Venta objetivo"). Ejemplo con peras y manzanas: si vendes la casa en $1,200,000 y tu costo final estimado es $1,000,000, tu margen es 20% — de cada $5 de costo, te queda $1 de utilidad antes de otros gastos.

Precio mínimo de venta (punto de equilibrio) es simplemente ese costo final estimado: la venta que necesitas para no perder ni ganar nada. Si tu venta esperada está muy cerca de ese número, cualquier sobrecosto te mete en números rojos.

Avance físico vs. financiero

Por cada actividad de PROGRAMA_ESTRUCTURADO que tenga un % de avance capturado a mano, se compara contra qué % de su presupuesto ya se gastó (gasto real vinculado ÷ PRECIO). Los dos se ponderan por el presupuesto de cada actividad para dar un número global.

Ejemplo: si en "Obra civil" llevas 40% de avance físico (lo que se ve construido) pero ya gastaste 65% de su presupuesto, algo anda desalineado — puede ser que el material se compró todo por adelantado (normal) o que hay sobrecosto (foco rojo). La lista de abajo de la tarjeta te muestra las actividades donde esa diferencia es mayor a 10 puntos, para que revises esas primero.

Esto es una versión simplificada de lo que en proyectos grandes se llama "valor ganado" (Earned Value Management) — aquí sin las siglas SPI/CPI de un programa plurianual, solo el contraste directo que te sirve a ti.

Ritmo y cierre estimado

Ritmo mensual real = tu gasto promedio en los meses con actividad de obra regular (se excluyen automáticamente pagos únicos de arranque como terreno o permisos, igual que en el Simulador — ver casos de uso).

Meses restantes al ritmo actual = lo que falta por gastar del presupuesto proyectado ÷ tu ritmo mensual. Si te faltan $300,000 por gastar y gastas $100,000/mes, son 3 meses más.

% del tiempo planeado transcurrido compara la fecha de hoy contra el plan de obra que ya capturaste: se toma la fecha de inicio más temprana y la fecha de fin más tardía de todas las actividades en PROGRAMA_ESTRUCTURADO (no una constante fija de "3-4 meses" — se calcula de tus propias fechas). Si vas en 70% del tiempo pero solo 40% del presupuesto ejercido, vas holgado en gasto pero podrías estar atrasado en tiempo (o viceversa).

Flujo acumulado del proyecto

A diferencia del "Flujo neto del mes" del Dashboard (que solo ve el mes en curso), aquí se suman todos los ingresos y todos los gastos desde que arrancó el proyecto. El neto te dice cuánto capital llevas puesto: si es negativo, es dinero que has invertido y que regresa hasta que vendas; es normal que esté en rojo durante toda la obra en un negocio de venta de casas (no hay ingresos recurrentes hasta la entrega).

Salud de seguimiento (Bitácora)

Tres señales rápidas de qué tan al día está tu documentación de obra, no de tu dinero: hace cuántos días fue la última entrada de Bitácora, cuántas actividades tienen fecha de fin vencida sin marcarse como completadas, y cuántas actividades ya tienen al menos una entrada de Bitácora vinculada como evidencia. Un proyecto puede ir bien en dinero y aun así tener mala salud de seguimiento — eso te deja sin evidencia si necesitas defender un pago o un atraso después.

VPN y TIR del ciclo, ajustados a un proyecto de meses

VPN (valor presente neto) descuenta el dinero que sale cada mes contra el que entra al vender, usando tu tasa de descuento (tu costo de oportunidad). Se calcula mes a mes, no año a año — para un proyecto de 3-6 meses el efecto del descuento es chico, pero VPN sigue siendo útil para comparar contra tu tasa de referencia: si es positivo, el proyecto genera valor por encima de esa tasa.

TIR del ciclo es la cifra principal que ahora se muestra: el rendimiento total que da el proyecto en su propia duración, no forzado a un año. Ejemplo con peras y manzanas: si tu proyecto rinde 12% en 4 meses, esa es la cifra real — decir que "anualizado son 42%" suena mejor pero es una cifra que solo aplica si repites ese mismo proyecto, con ese mismo margen, cada 4 meses durante todo un año, algo que no siempre es posible (terreno, mano de obra, mercado). Por eso la anualizada aparece como dato secundario, con esa aclaración explícita, en vez de ser el número protagonista.

Compara la TIR del ciclo contra tu tasa de referencia convertida a ese mismo plazo (no contra la tasa anual completa) — es la comparación correcta: peras contra peras, meses contra meses.

Análisis probabilístico (Montecarlo)

En vez de un solo número de costo, corre 3,000 escenarios variando aleatoriamente tu gasto mensual alrededor de tu promedio, usando la variabilidad real de tus propios meses de obra activa (si tienes al menos 3; si no, usa un rango de referencia de ±25%). De ahí salen los percentiles P20/P50/P80: P80 significa "80% de probabilidad de no gastar más que esto" — un rango de contingencia más honesto que un solo número optimista, sobre todo útil en un proyecto corto donde no hay margen de tiempo para pedir presupuesto extra a medio camino.

Análisis de sensibilidad (tornado)

Mueve una variable a la vez ±20% (venta, ritmo de gasto, duración, tasa de descuento) dejando las demás fijas, y mide cuánto se mueve el VPN. La barra más larga es la variable donde un mismo cambio porcentual pega más fuerte en tu resultado — normalmente el ritmo de gasto o la venta esperada, no la tasa de descuento, precisamente porque el horizonte es corto (el descuento pesa poco en pocos meses). Te dice en qué negociar o vigilar primero si quieres proteger el proyecto.

Casos de uso con un click

Tres escenarios pre-armados que mueven los sliders por ti, siempre partiendo de tus propios promedios reales (no de números inventados): sube el ritmo de gasto 25% (alza de materiales), comprime la duración 3 meses (acelerar entrega), o baja la venta esperada 15% (mercado lento). Sirven para ver de inmediato el efecto en margen, VPN y riesgo antes de decidir algo real. El botón "Reiniciar a mis promedios reales" regresa los sliders al punto de partida calculado de tu historial.